Acquisto e attivazione del registratore telematico

L'acquisto e la successiva installazione da parte del tecnico di laboratorio abilitato del Registratore Telematico non obbliga di per sé l'esercente ad inviare i dati dei corrispettivi all'Agenzia delle Entrate. In pratica, il Registratore Telematico, una volta attivato, può comunque essere utilizzato come il "vecchio Misuratore Fiscale". Quindi, l'esercente ha la possibilità di perfezionare le prime fasi del processo, sostituendo anticipatamente il registratore di cassa e, solo in una fase successiva, procedere alla sua "messa in servizio" (invio del primo flusso di dati all'Agenzia).

Accreditamento all'Agenzia dell'Entrate

Informatica Office in collaborazione con il commercialista dell'esercente provvede a configurare correttamente il registratore inserendo i dati fiscali e le aliquote IVA come previste dal proprio regime fiscale.
E' necessario essere in possesso del PIN per accedere al proprio cassetto fiscale online ed effettuare l'ACCREDITAMENTO presso l'Agenzia delle Entrate. Solo in tal caso sarà possibile generare il QR CODE che rappresenta l'accoppiamento tra identità fiscale dell'azienda (Partita IVA) e la matricola telematica del registratore di cassa.

Censimento ed attivazione registratore

In questa fase il tecnico inserisce i dati identificativi del Laboratorio abilitato ed i dati dell'esercente ed invia una richiesta di attivazione all'Agenzia delle entrate che abbina il registratore all'esercente e porta il registratore nello stato "attivato". A questo punto il commercialista entrando nel cassetto fiscale dell'esercente appena accreditato, potrà abbinare il dispositivo e creare il QR CODE da stampare su etichetta indistruttibile ed applicare sul registratore di cassa.
La stampa del QR CODE è obbligo dell'esercente e non del laboratorio abilitato, tuttavia la Informatica Office per dare un servizio completo include anche la stampa del QR CODE.

Messa in servizio

Alla prima trasmissione dei dati all'Agenzia dell'Entrate lo stato del registratore telematico passa alla modalità "in servizio".
La messa in servizio può essere effettuata:

• Congiuntamente all'attivazione del registratore telematico
• Successivamente alla data di attivazione, è il caso in cui l'esercente non abbia ancora Internet o non voglia partita partire immediatamente con il Telematico

Trasmissione dei dati all'Agenzia dell'Entrate

Al momento della chiusura giornaliera il registratore di cassa genera un file XML che viene inviato immediatamente all'Agenzia dell'Entrate.
Tutte le trasmissioni dovranno essere effettuate entro le 22:00 in quanto i server dell'Agenzia dell'Entrate non ricevono tra le 22:00 e le 24:00.
La trasmissione dei dati giornalieri può avvenire in un orario variabile ma deve completarsi entro 5 giorni dalla chiusura giornaliera.
L'agenzia delle Entrate attesta l'avvenuta ricezione tramite un esito di notifica che seguirà la chiusura di cassa.
La Informatica Office, su richiesta dell'esercente, può configurare il registratore di cassa per l'invio automatico della chiusura giornaliera senza intervento manuale.